Zeeuws Archief weer ingeruimd!

Tja, dan heb je een back-up van een oud systeem; bestaande uit 180+ bestanden, ieder met 10-tallen velden en een paar duizend regels per bestand. Maar wat nu? Hoe krijg je dat nu in je nieuwe computer systeem? Handmatig invoeren….?

Het Zeeuws Archief ging over naar een nieuw archief systeem. Men had heel verstandig van het oude systeem alle registraties geback-upt in bestanden. Alleen duurde het even voordat het nieuwe systeem geactiveerd was. Op het moment dat het zover was dat dit ingericht kon worden, bleek dat de indeling van de oude bestanden niet door het nieuwe systeem ingelezen konden worden. Wat nu te doen? Gelukkig was WensWare Solutions beschikbaar!

Wat was het probleem?

Vanuit het oude archief systeem was een aantal jaar geleden netjes een backup gemaakt van alle geregistreerde items in het Zeeuws Archief. Deze gegevens bestonden bijvoorbeeld uit: een akte volgnummer, akte soort, onroerend goed gegevens (adres, locatie, etc…), gegevens van de notaris, gegevens van de eigenaren, extra informatie, etc…

Alleen was het zo dat het nieuwe systeem, voor het automatisch inlezen van de geregistreerde items, niet dezelfde indeling van de in te lezen bestanden gebruikte, als het oude systeem.

Dit was dus best een probleem want we praten wel over meer dan een half miljoen registraties, met voor elke registratie zeker een 50-tal gegevens. Dit ga je niet handmatig invoeren, althans; dat gaat heel lang duren!

De oplossing!

WensWare Solutions heeft voor het Zeeuws Archief in Excel een conversie oplossing gebouwd. Deze geeft hen flexibel de mogelijkheid om gegevens elementen te verwijderen, of om te zetten. Gegevens samen te voegen of juist te splitsen. Met name dit laatste was bij sommige velden een behoorlijke uitdaging. Want behalve een voornaam, tussenvoegsel en achternaam, bestond een naam ook uit een parenteel. Dit moest ook in een apart gegevens element opgenomen worden.

De uiteindelijke oplossing gaf het Zeeuws Archief veel flexibiliteit en bespaarde uren, dagen tot zelfs wel weken werk.

Doordat men een flexibele, makkelijk te bedienen, tool tot hun beschikking kregen, kon men zelf beslissen welk bestand er geconverteerd moest worden en hoe vaak men het wilde aanmaken. Men was niet afhankelijk van WensWare Solutions als externe partij, maar kon volledig onafhankelijk met de oplossing aan de slag.

Conversieoplossingen en meer

Het Zeeuws Archief is uit de brand geholpen door ingenieus programmeerwerk in Excel. Er is heel veel mogelijk wat je met Excel kunt doen. Dit betreft dus niet alleen conversie oplossingen bouwen, maar nog veel meer.

Ben je nieuwsgierig naar de mogelijkheden, of loop je momenteel zelf met een probleem rond waar je even niet uit komt?

Schroom niet om contact op te nemen met WensWare Solutions via de mail (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.) of op 06 5351 5678.