Als ICT-consultant kom ik regelmatig bij bedrijven waar automatisering geen gemak oplevert, maar gemopper. De computers doen niet wat de medewerkers willen en zorgen voor groot tijdverlies. En ook het management kan niet slagvaardig opereren. Waar zit hem hier de crux?
Wellicht herkent u dit ook op de werkvloer. Computerstoringen die een werkdag op zijn kop zetten. Personeel die moeite heeft met de ICT ook na intensieve begeleiding. Helaas is het vaak een schrikbeeld wanneer wij over automatisering praten. Maar vaak zijn deze voorbeelden heel herkenbaar toch?
Visie bij aanbesteding ICT-toepassing
En in veel gevallen is gemopper op ICT gemakkelijk te voorkomen. Hiervoor gaan wij terug naar de basis: het moment waarop over de ICT wordt nagedacht. Helaas ontbreekt het in dit (cruciale) beginstadium vaak aan een heldere visie.
Ik adviseer altijd om bij de vraag van een aanbesteding een stap terug te nemen om te kijken waar het bedrijf staat. Wat zijn de doelstellingen voor de toekomst? Deze vragen zijn heel relevant. Zeker wanneer de intentie is dat automatisering het werk vergemakkelijkt. Of zelfs wanneer automatisering een bijdrage moet leveren aan het voortbestaan -of groeistrategie.
Verkeerde focus met grote gevolgen
Eigenlijk beperkt een visie zich tot het zoeken naar een zo’n laag mogelijke aanschafprijs. Oftewel de directe kosten zijn de grootste overweging.
Dat is funest, omdat ICT en automatisering zo’n belangrijker rol spelen in ons dagelijks werk. Daarom heeft een verkeerde besparing vaak grote gevolgen. Het raakt onze werkzaamheden.
Denk aan medewerkers die uren verspillen aan ‘de computer’ omdat een systeem niet overzichtelijk is. Of aan storingen vanwege tijdsgebrek om de tool in de praktijk te testen. Uiteindelijk zorgt foutieve data ook voor de verkeerde strategische beslissingen.
Een juiste aanbesteding kan de vicieuze cirkel doorbreken.
Hoe voorkom je gemopper op ICT?
De vraag die men al meteen in het beginstadium moet stellen is: ‘Wat wil ik dat ICT voor mij gaat doen?’ Dus onderzoek wat u echt nodig heeft en wat u daarbij kan helpen in plaats van alleen naar een lage aanschafprijs te kijken. Bepaal waar uw bedrijf staat en waar u naar toe wilt. Kijk kritisch hoe ICT hier het verschil kan maken. En laat u hiervoor goed en onafhankelijk adviseren door een ICT-consultant zoals WensWare Solutions.
