Zoekt en gij zult vinden (Word)

In deze nieuwsbrief van Ter Zake Word behandelen we hoe u behalve met een zoekopdracht ook woorden of tekst kunt vinden door gebruik te maken van een index.

U kent ze wel die fraaie indexen aan het eind van een groot document. Deze geven een overzicht op welke pagina u bepaalde belangrijke woorden, die gebruikt worden in uw document, kunt terugvinden. Hoe maakt u nu eigenlijk zo'n index. Dat gaan we u dit keer haarfijn uitleggen.

Een index is een lange lijst met woorden aan het einde van een boek met referentie naar de betreffende pagina(s). Wanneer u een index wilt maken is dit eigenlijk best makkelijk, maar wel even een werkje om te doen. Het is niet zozeer het probleem van maken van de index of het toevoegen van een woord, maar meer wélke woorden u in uw index gaat zetten. Wilt u een index toevoegen, dan gaat u naar de locatie waar u de index wilt plaatsen. Over het algemeen zal dit aan het einde van uw document zijn. Klik vervolgens in Word op het menu ‘Verwijzingen’ en daarna onder ‘Index’ op ‘Index invoegen’. In het venster wat verschijnt, zie hier links, kunt u door op 'OK' te klikken een index toevoegen. Er zijn nog verschillende extra mogelijkheden om een bepaald type index te kiezen. Het voert voor nu even te ver om dat hier te behandelen. In een Word Gevorderden cursus van Ter Zake Word komt dit uiteraard aan bod. Wij houden het op dit moment op de standaard instellingen in het venster. Wat wel interessant is, is het feit dat u in dit scherm rechts bovenin kunt kiezen voor het aantal kolommen waaruit de index dient te bestaan. De eerste stap is daarmee afgerond. U zal alleen nu op de locatie van de index waarschijnlijk zien staan: ‘Geen indexgegevens gevonden’. Dit komt doordat u nog niet in uw document de woorden hebt geïdentificeerd die in de index weergegeven dienen te worden.  

Woorden toevoegen

We zullen woorden moeten gaan selecteren die in de index getoond dienen te worden. Dit doen we door het venster ‘Item markeren’ op te roepen. Wanneer u een woord geselecteerd hebt, zal in het veld ‘Hoofdgegeven’ dit woord getoond worden. Wilt u echter het woord onder een hoofdgegeven als subgegeven in uw index geplaatst hebben, dan dient u het woord in ‘Subgegeven:’ in te voeren en in ‘Hoofdgegeven’ het woord van de index waar het onder hoort. U hoeft nu nog slechts op ‘Markeren’ te drukken om dit woord, met pagina nummer, toe te voegen aan uw index. Wanneer u op markeren drukt, wordt het betreffende woord onder water ‘gemarkeerd’. Word zet dan ook direct het ‘onderwater’ scherm aan (de  in het ‘Start’ menu). De markering van een woord ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit: Het eerste woord tussen dubbele quotes betreft het woord wat getoond wordt in de index. Het tweede woord is de naam van de index. Dit wordt bij het eerste item wat gemarkeerd wordt vermeldt. Alle overige woorden worden aan deze index toegevoegd.
Komt een bepaald woord meerdere keren voor, dan kunt u met ‘Alles markeren’ elke instantie van het woord in uw document laten markeren naar dezelfde index verwijzing. In de index ziet u dan achter het woord meerdere pagina nummers staan.

Extra opties

Er zijn nog veel meer mogelijkheden met betrekking tot indexen. U kunt meerdere indexen bijvoorbeeld aanmaken, of indexen specifiek voor afbeeldingen. Het gaat voor deze nieuwsbrief te ver om deze mogelijkheden allemaal te behandelen. Wilt u hier echter meer over weten, neemt u dan vrijblijvend contact met ons op.

Meer weten?

Kunt u niet wachten op de volgende nieuwsbrief? Wilt u sneller in staat zijn om Word te laten doen wat ú wilt!? Dat kan! WensWare Solutions biedt cursussen op Basis en Gevorderden niveau.
Deze cursussen worden geheel voor u op maat gemaakt. Aan de hand van een instaptoets bepalen we welke onderwerpen voor u van belang zijn.

Het is ook mogelijk dat we u één op één uitleg en ondersteuning geven op het gebied van Word. We komen dan bij u op locatie en beantwoorden de vragen die u heeft over uw dagelijkse Word perikelen.

Kijk voor alle mogelijkheden op onze website www.wensware.nl/trainingen.

Komt u er toch nog niet helemaal uit, of heeft u een extra vraag? Neem dan contact met ons op.

WENSWARE SOLUTIONS STAAT SYNONIEM AAN HET FORMULEREN IN FORMULIEREN BINNEN WORD!

WensWare Solutions levert u inzicht in het werken met Word. U ontdekt de vele mogelijkheden die Word u biedt. Met die informatie kunt u uw vaardigheden uitbreiden en boekt u gegarandeerd resultaat.